Servicios
Conoce todo nuestro portafolio de servicios
Elaboración De Instrumentos Archivísticos
Ofrecemos la elaboración de los instrumentos archivísticos que demanda la ley 594 de 2000, el decreto 1080 de 2015, ley de transparencia 1712 de 2014 y ley de protección de datos personales 1581 de 2012. que facilitan a su empresa tener un control de la documentación que generan desde su creación hasta su disposición final garantizando la búsqueda, recuperación y distribución de documentos.
Tablas de retención documental
Normogramas
Tablas de valoración documenta
Inventarios documentales
Cuadros de clasificación documental
Hojas de control por expediente
Cuadros evolutivos o de periodización
Organización Técnica de Archivos
El crecimiento desmesurado de documentos hace que con el tiempo se tenga mucha información desorganizada y ocupando espacios que podrían ser utilizados por otras áreas estratégicas de su compañía.
Nosotros hacemos por usted la organización de esos archivos efectuando procesos de clasificación, selección, depuración , limpieza, encarpetado e identificación de carpetas y cajas de archivo de acuerdo a las normas técnicas estipuladas por la legislación colombiana y que garanticen a su compañía la búsqueda y recuperación de esos documentos de forma eficiente (Aplicación de TRD y TVD)
Digitalización de Documentos
Con el avance de las TICS hoy en día tiene un valor especial que la información pueda ser distribuida de forma masiva y la búsqueda y recuperación de archivos sea inmediata, es por eso que ofrecemos el servicio de digitalización de documentos que permite a las empresas liberar espacio en áreas de archivos físicos, bajar costos evitando la duplicidad de documentos, consultar documentos simultáneamente por varios usuarios, evitar pérdida de información
Utilizamos escáner de última tecnología que evita el daño físico de documentos y permite mayor volumen de escaneo
Contamos con software de captura que brinda mayor nitidez a menor resolución lo que facilita el cargue de imagen y reducción de espacio en disco utilizado para almacenar la información
Digitalización Certificada
Marco Normativo
• Ley 594 DE 2000: Uso de nuevas tecnologías en la Archivística (Art. 19)
• Ley 527 de 1999 Equivalentes Funcionales (Art.
6,7,8,9,11,12,28)
• Ley 962 de 2005 “anti trámites” (Art. 6)
• Ley 1437 de 2011”Expide el código procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo (Art. 53, 55, 216)
• Código de Procedimiento Civil (Art. 251 – 293)
• Sentencia c-662 de 8 Junio de 2000 (Art.11)Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso (Art, 243 y 247)
.Indexación
Realizamos procesos de digitalización con fines probatorios y capacidad de búsqueda mediante reconocimiento OCR
Realizamos indexación de documentos mediante la captura de metadatos que permitan la identificación del documento y su cargue a cualquier software utilizado por su empresa o que desee implementar.
Digitalizamos en formatos TIF, MIULTITIF, JPG o PDF, PDF/A
Digitalización con fines probatorios
Proceso de conversión de un documento análogo en formato digital utilizando protocolos y estándares aceptados en Colombia que garantizan la integridad, disponibilidad, confiabiabilidad y autenticidad del documento
Principios Fundamentales
• AUTENCIDAD ( Firma Digital)
• CONFIABILIDAD (Uso de protocolos estandarizados + Firma Digital)
• INTEGRIDAD (Uso de protocolos Estandarizados + asignación de metadatos + Firma Digital + Estampado Cronológico
Alcances
• Conversión de soportes Físicos a Digitales
• Garantía del Documento Electrónico, como documento verás, fiable, auténtico e íntegro, Tal como el original
• No repudio
• Eliminación de Soportes Físicos
Componentes
• Uso y Cumplimiento de Estándares Archivísticos
• Proporcionar Alto nivel de Seguridad
• Requiere de procesos de digitalización estandarizados y avalados por AGN
• Requiere asociación de Metadatos a imagen descriptivos y tecnológicos
• Requiere de firma Digital y estampado certificado
• Requiere de Certificado Digital
• Requiere Control de calidad Periódicos a los equipos tecnológicos y software de captura digitalizados
Administración de Centros de Correspondencia
Que su empresa se dedique a sus procesos misionales, nosotros lo ayudamos en sus procesos de apoyo.
Ofrecemos el servicios de outsourcing en centros de correspondencia, hacemos por usted la recepción, radicación, digitalización, trazabilidad y distribución de la correspondencia
Interventoría en Gestión Documental
Somos un grupo de profesionales en Ciencias de la Información, lo que nos permite ofrecer personal alta mente calificado en procesos de implementación de programas de Gestión Documental, desarrollamos esquemas de interventoría de proyectos bajo la metodología PMI y apoyo en las esquematización de contratos de gestión documental para asegurar su perfecta ejecución y cumplimiento dentro de los términos legales vigentes en la materia y las cláusulas estipuladas en el contrato
Consultoría
Servicios que busca brindar asesoría a las empresas en materia de gestión documental y desarrollo de colecciones
Auditoría en Gestión Documental
Contamos con personal formado y experto en gestión documental que bajo rigurosos procesos de evaluación y seguimiento, verifica el sistema de gestión documental y de calidad de las entidades para luego opinar sobre la información contenida en el sistema y el cumplimiento de las normas archivísticas, con ello generar planes de mejoramiento que permitan perfeccionar el sistema de gestión documental de nuestros clientes
Capacitaciones en Gestión Documental
Ofrecemos capacitaciones en temas de gestión documental dirigidos a cargos gerenciales, técnicos y auxiliares, en métodos de conferencias y talleres prácticos diseñados en gestión documental y ajustado 100% a sus necesidades corporativas. Servicio que apoyará a su empresa en mejorar sus procesos documentales y las competencias de sus empelados.
Estamos completos con las soluciones que nos ha brindado QE servicios , hemos mejorado mucho nuestro proceso de documentación.
¡Empieza ya!
Sabemos lo importante que es mejorar los procesos en tu compañía, conoce todos los beneficios que puedes obtener, uno de nuestros asesores puede ampliarte la información.
